Predpis nestačí nájsť. Ľudia ho musia poznať — a vy to musíte vedieť doložiť.
Contineo vedie predpis od prípravy až po potvrdenie každým, koho sa týka. Každý krok zostane v zázname, ktorý sa nedá spätne zmeniť.
Tri pohľady na to isté potvrdenie
Zamestnanec vidí úlohu, personalista výkaz a audítor záznam. Všetky tri čítajú ten istý záznam — nikde sa neprepisuje ručne.
Zamestnanec: jedna úloha, jedno tlačidlo
Výzva príde e-mailom a úloha čaká v portáli aj na telefóne. Človek si prečíta PDF a potvrdí ho formulkou vo svojom jazyku a rode.
Personalista: kto chýba
Výkaz ukazuje pri každom pridelení, koľko ľudí potvrdilo a kto je po termíne. Pripomienku pošle jedným tlačidlom, výkaz si vyexportuje.
Audítor: čo presne sa stalo
Záznam nesie kópiu názvu dokumentu, znenie, čas, oddelenie v tej chvíli a odtlačok PDF. O rok je čitateľný rovnako ako v deň potvrdenia.
Ukážka s vymyslenými údajmi
Nové znenie v štyroch krokoch
- 01
Príprava
Nahráte PDF a upraviteľný zdroj, určíte účinnosť, schvaľovateľov a zodpovednú osobu.
- 02
Schválenie
Schvaľovatelia vidia PDF, o ktorom rozhodujú, aj s prílohami. Môžu ho vrátiť s pripomienkou.
- 03
Zverejnenie
Znenie platí odo dňa účinnosti. Novela zverejnená vopred nahradí doterajšie znenie až v ten deň.
- 04
Pridelenie
Novelu pridelíte tým istým ľuďom jedným krokom — alebo vyberiete nových adresátov.
Potvrdenie s dôkazom
Človek potvrdí PDF, ktoré mal pred sebou. Záznam nesie odtlačok súboru, doslovnú formulku v jazyku, v ktorom ju čítal, a jeho oddelenie v tej chvíli. To isté znenie sa nedá potvrdiť dvakrát.
Komu a dokedy
Prideľuje sa osobe, oddeleniu, skupine alebo trase — napríklad pri nástupe. Kto príde do oddelenia neskôr, dostane úlohu s termínom od svojho príchodu.
Pripomienky a výkaz
Výzva aj pripomienky prídu e-mailom, úloha čaká v portáli aj na telefóne. Výkaz potvrdení ukáže, kto chýba, a dá sa exportovať.
Reťaz dôkazov
Potvrdenia ani pridelenia sa nemenia a nemažú. Odvolanie je nový záznam s dôvodom — aj o rok sa dá prečítať, čo vtedy platilo a kto to vedel.
Ochrana údajov (DPO)
Pri každom predpise je zodpovedná osoba a právny základ z číselníka. Zodpovedná osoba pre GDPR má výkaz, lehoty uchovávania a námietky na jednom mieste.
Vzdelávanie
Kurzy s textom a videom, testy losované z banky otázok a certifikát s číslom a QR kódom. Pravosť overí ktokoľvek s odkazom — bez mena držiteľa.
Overené naostro v Slovenskom futbalovom zväze: pridelenie, výzva e-mailom, potvrdenie z počítača aj z telefónu a výkaz pre personálne oddelenie.
Časté otázky
Čo sa stane, keď vyjde novela?
Nové znenie prejde prípravou a schválením a pri zverejnení ho pridelíte tým istým ľuďom jedným krokom. Potvrdenia doterajšieho znenia zostávajú v zázname. Novela zverejnená vopred nahradí staré znenie až v deň účinnosti — dovtedy ľudia čítajú a potvrdzujú to platné.
Čo s človekom, ktorý nastúpi neskôr?
Pri pridelení oddeleniu alebo trase dostane úlohu sám, s termínom počítaným od svojho príchodu. Nikto ho nemusí pridávať ručne.
Dá sa potvrdenie opraviť alebo vziať späť?
Nie. Potvrdenie je dôkaz, takže sa nemení ani nemaže. To isté znenie sa nedá potvrdiť dvakrát. Pridelenie sa dá odvolať — ako nový záznam s dôvodom a autorom; potvrdenia, ktoré už vznikli, ostávajú.
Prečo sa potvrdzuje PDF, a nie text na obrazovke?
PDF je to, čo schvaľovatelia schválili, vrátane príloh, tabuliek a formulárov. Záznam si pamätá odtlačok súboru, takže sa dá neskôr overiť, že ide o ten istý dokument.
Ako dlho sa záznamy uchovávajú?
Lehoty si organizácia nastaví sama; určuje ich jej zodpovedná osoba pre ochranu údajov. Kto a prečo údaje spracúva, vysvetľuje stránka Ochrana osobných údajov v portáli každej organizácie.
Pripravení dostať svoj obsah na dosah ruky?
Ukážeme vám Contineo na vašich vlastných zdrojoch.
Kontaktujte násoffice@contineo.app