Předpis nestačí najít. Lidé ho musí znát — a vy to musíte umět doložit.
Contineo vede předpis od přípravy až po potvrzení každým, koho se týká. Každý krok zůstane v záznamu, který nelze zpětně změnit.
Tři pohledy na totéž potvrzení
Zaměstnanec vidí úkol, personalista výkaz a auditor záznam. Všechny tři čtou tentýž záznam — nikde se nepřepisuje ručně.
Zaměstnanec: jeden úkol, jedno tlačítko
Výzva přijde e-mailem a úkol čeká v portálu i v telefonu. Člověk si přečte PDF a potvrdí ho formulkou ve svém jazyce a rodě.
Personalista: kdo chybí
Výkaz ukazuje u každého přidělení, kolik lidí potvrdilo a kdo je po termínu. Připomínku pošle jedním tlačítkem, výkaz si vyexportuje.
Auditor: co přesně se stalo
Záznam nese kopii názvu dokumentu, znění, čas, oddělení v tu chvíli a otisk PDF. Za rok je čitelný stejně jako v den potvrzení.
Ukázka s vymyšlenými údaji
Nové znění ve čtyřech krocích
- 01
Příprava
Nahrajete PDF a upravitelný zdroj, určíte účinnost, schvalovatele a odpovědnou osobu.
- 02
Schválení
Schvalovatelé vidí PDF, o kterém rozhodují, i s přílohami. Mohou ho vrátit s připomínkou.
- 03
Zveřejnění
Znění platí ode dne účinnosti. Novela zveřejněná předem nahradí dosavadní znění až ten den.
- 04
Přidělení
Novelu přidělíte stejným lidem jedním krokem — nebo vyberete nové adresáty.
Potvrzení s důkazem
Člověk potvrdí PDF, které měl před sebou. Záznam nese otisk souboru, doslovnou formulku v jazyce, ve kterém ji četl, a jeho oddělení v tu chvíli. Totéž znění nelze potvrdit dvakrát.
Komu a dokdy
Přiděluje se osobě, oddělení, skupině nebo trase — například při nástupu. Kdo přijde do oddělení později, dostane úkol s termínem od svého příchodu.
Připomínky a výkaz
Výzva i připomínky přijdou e-mailem, úkol čeká v portálu i v telefonu. Výkaz potvrzení ukáže, kdo chybí, a lze ho exportovat.
Řetěz důkazů
Potvrzení ani přidělení se nemění a nemažou. Odvolání je nový záznam s důvodem — i za rok lze přečíst, co tehdy platilo a kdo to věděl.
Ochrana údajů (DPO)
U každého předpisu je odpovědná osoba a právní základ z číselníku. Pověřenec pro GDPR má výkaz, lhůty uchovávání a námitky na jednom místě.
Vzdělávání
Kurzy s textem a videem, testy losované z banky otázek a certifikát s číslem a QR kódem. Pravost ověří kdokoli s odkazem — bez jména držitele.
Ověřeno naostro ve Slovenském fotbalovém svazu: přidělení, výzva e-mailem, potvrzení z počítače i z telefonu a výkaz pro personální oddělení.
Časté otázky
Co se stane, když vyjde novela?
Nové znění projde přípravou a schválením a při zveřejnění ho přidělíte stejným lidem jedním krokem. Potvrzení dosavadního znění zůstávají v záznamu. Novela zveřejněná předem nahradí staré znění až v den účinnosti — do té doby lidé čtou a potvrzují to platné.
Co s člověkem, který nastoupí později?
Při přidělení oddělení nebo trase dostane úkol sám, s termínem počítaným od svého příchodu. Nikdo ho nemusí přidávat ručně.
Lze potvrzení opravit nebo vzít zpět?
Ne. Potvrzení je důkaz, takže se nemění ani nemaže. Totéž znění nelze potvrdit dvakrát. Přidělení lze odvolat — jako nový záznam s důvodem a autorem; potvrzení, která už vznikla, zůstávají.
Proč se potvrzuje PDF, a ne text na obrazovce?
PDF je to, co schvalovatelé schválili, včetně příloh, tabulek a formulářů. Záznam si pamatuje otisk souboru, takže lze později ověřit, že jde o tentýž dokument.
Jak dlouho se záznamy uchovávají?
Lhůty si organizace nastaví sama; určuje je její pověřenec pro ochranu údajů. Kdo a proč údaje zpracovává, vysvětluje stránka Ochrana osobních údajů v portálu každé organizace.
Připraveni dostat svůj obsah na dosah ruky?
Ukážeme vám Contineo na vašich vlastních zdrojích.
Kontaktujte násoffice@contineo.app